Domande Frequenti sul Pannello Web

Per accesso si intende ogni volta che un visitatore clicca sul tasto “Ingresso”.

Con i pacchetti Business ed Enterprise sino a 10 tipologie. Con il pacchetto Professional solo 1.

Dal menù del pannello web selezionare Registro Presenze Visitatori - Esporta visitatori – chi è ora in azienda.

Sì, dal menù Impostazioni – Impostazioni Badge – Aggiungi file tenendo presente le dimensioni consigliate.

Sì, da Registro presenze visitatori – Uscita massiva.

Sì, dal tasto in alto a destra nella Home.

Sì, in Registro presenze visitatori cliccando sull’icona a forma di documento per vedere il documento firmato dal visitatore.

Il visitatore può fare accesso inserendo i suoi dati oppure è possibile andare in Anagrafica visitatori e cliccare sull’icona a forma di QR Code per inviare nuovamente il codice di ingresso al visitatore.

È possibile personalizzare la durata dei dati nell’anagrafica per tipologia visitatore. Se la tipologia è già esistente andare in Tipologie Visitatori – Modifica e compilare il campo “Inserisci il numero in giorni dopo quanto devono essere cancellati i dati dei visitatori”. Se la tipologia non è ancora esistente andare in Tipologie Visitatori – Aggiungi Tipologia e compilare tutti i campi tra cui quello della durata delle anagrafiche. Il tempo viene calcolato dall’ultima visita in azienda del visitatore. Il numero di giorni varia a seconda della policy aziendale.

Sì è possibile impostare l’uscita a mezzanotte per tipologia di visitatore. Se la tipologia è già esistente andare in Tipologie Visitatori – Modifica e inserire il flag Indica come usciti a mezzanotte tutti i visitatori non ancora usciti. Se la tipologia non è ancora esistente andare in Tipologie Visitatori – Aggiungi Tipologia e compilare tutti i campi e il flag sull’uscita a mezzanotte.

Andare in Sedi – Tipologie visitatori (tasto verde acqua sulla riga della sede) – Aggiungi tipologia visitatore alla sede.

È possibile esportare in Excel e in PDF filtrando per periodo temporale.

Nel PDF ci sono fino a due campi personalizzati e le firme dei visitatori, nell’Excel tutti i campi e l’accettazione dei documenti aggiuntivi.

È possibile fare un ingresso in tempo reale per un visitatore e l’uscita a mezzanotte. Non è possibile inserire ingressi/uscite in maniera manuale modificando gli orari.

Un visitatore può entrare in azienda inserendo i dati, il codice, mostrando il qr code, attraverso riconoscimento facciale. I metodi di accesso per tipologia possono essere personalizzati in Sedi – Tipologie visitatori (tasto verde acqua sulla riga della sede) – Modifica.

Sì, in Anagrafica Visitatori è possibile filtrare per la pre-registrazione selezionata.

Andando in Impostazioni – Impostazioni Generali – Vincola il visitatore a selezionare la sua ultima tipologia.

Sì. Se la tipologia è già esistente andare in Tipologie Visitatori – Campi Personalizzati e selezionare i campi. Se la tipologia non è ancora esistente andare in Tipologie Visitatori – Aggiungi Tipologia e selezionare i campi. Dopo queste operazioni sincronizzare la app dall’apposito menù.

Specifica tipologia di visitatore che ha accesso all’azienda solo per gli eventi creati nella sezione Eventi della app. Su tablet se verrà selezionato “Ingresso standard” questa tipologia non sarà visualizzata.

Andando in Sedi – Tipologie visitatori (tasto verde acqua sulla riga della sede) – Aggiungi tipologia visitatore alla sede.

Andando in Sedi – Tipologie visitatori (tasto verde acqua sulla riga della sede) – Modifica tipologia visitatore e selezionare quali documenti far vedere.

Sì, al visitatore arriverà un link nella mail con la possibilità di scaricare i documenti accettati in fase di ingresso. Andando in Impostazioni – Impostazioni Generali – Personalizzazione email.

No, in questo caso è possibile creare un link di pre-registrazione. Scopri di più sulla nostra guida all’uso.

Sì, in Dipendenti/Referenti selezionare in Modifica Notifica l'uscita dei visitatori che lo indicano come referente se compilato il campo e-mail sopra.

Sì. Se la tipologia è già esistente andare in Tipologie Visitatori – Modifica e inserire il flag sui campi personalizzati scelti. Se la tipologia non è ancora esistente andare in Tipologie Visitatori – Aggiungi Tipologia e compilare tutti i campi personalizzati scelti.

In Gestisci campi personalizzati. Da questo menù è possibile creare campi personalizzati assegnando una descrizione e una tipologia.

Per prima cosa serve andare in Gestisci campi personalizzati creare un campo con tipologia e-mail e flaggare su campo obbligatorio. Libemax Registro Visitatori in automatico invierà le mail ai visitatori.

Per prima cosa serve andare in Gestisci campi personalizzati creare un campo con tipologia foto. Libemax Registro Visitatori in automatico aprirà la fotocamera del vostro device.

È possibile dare ruoli diversi agli utenti solo con il pacchetto Enterprise.

Con il pacchetto enterprise si possono dare diversi ruoli ai propri dipendenti: amministratore, dipendente/referente senza accesso, dipendente/referente con accesso, reception, responsabile sicurezza/marketing. Ogni ruolo ha diversi livelli di accesso e funzionalità.

Sì, da Dipendenti/Referenti – Importa dipendenti si può inserire il file Excel. È possibile scaricare il file Excel di esempio da compilare.

Sì, a meno che non si metta il flag su Non visualizzare l'utente nella lista referenti dell'app. Questo flag è utile per l'utente di tipo reception o sicurezza/marketing se per esempio fosse un consulente esterno.

Sì, certamente basta abbinare le sedi al dipendente/referente.

Il dipendente/referente sarà referente per tutte le tipologie accettate sulla sede a lui abbinata.

Il referente viene avvisato da una mail e in caso di integrazione da un messaggio sulla piattaforma Teams.

È possibile archiviare il dipendente/referente.

No, le credenziali su tablet devono essere dell’amministratore.

No, i dipendenti non vedranno nessuna opzione lato web.

Sì, basta andare in Integrazione – Integrazione Teams e seguire le istruzioni.

Il numero di sedi accettate dipende dal pacchetto scelto. 1 per il professional, 3 per business e 5 per l’enterprise.

No, con sedi si intendono building diversi. Una sede con tanti ingressi vale sempre 1.

Per i pacchetti Professional e Business è sufficiente fare un’integrazione. Per il pacchetto Enterprise contattare la nostra assistenza per un preventivo.

Certamente, andando in Sedi – Modifica Sede è possibile selezionare documenti di Privacy e Sicurezza e eventuali documenti aggiuntivi.

Andando in Sedi – Modifica Sedi è possibile inserire una mail (o più di una) nel campo Notifica all’email.

I documenti aggiuntivi sono tutti i documenti inseriti nella sezione Documenti con il flag “Attivo” che possono essere mostrati o meno ai visitatori e non sono documenti di Privacy e Sicurezza.

Ai sondaggi sarà possibile rispondere solo con le faccine di gradimento mentre i questionari avranno risposte aperte, chiuse o multiple.

In Sondaggi – Esporta risultati.

In Questionari – Esporta questionari.

Sì, è possibile allegare file pdf ai questionari.

Sì, è possibile aggiungere un link YouTube ai questionari.

Sì, si può vincolare l’ingresso di un visitatore al risultato del questionario, impostando il numero minimo di risposte esatte.

Verificare che il tablet sia correttamente collegato dalla sezione Impostazioni – Connessioni Libemax. In caso positivo effettuare una sincronizzazione.

Verificare che il tablet sia correttamente collegato dalla sezione Impostazioni – Connessioni Libemax. In caso positivo effettuare una sincronizzazione.

La procedura che permette ad un visitatore di essere inserito in anagrafica visitatori senza necessità di fare un ingresso. Valida solo per pacchetti Business ed Enterprise.

Una volta creata la pre-registrazione basta inviare il link tramite mail ai visitatori.

Consulta la nostra Guida all’uso.

Sì, dal menù Integrazioni – integrazione calendario – attiva integrazione calendario. Dopodiché basterà aggiungere l’indirizzo calendar@libemax.com agli indirizzi mail dei tuoi ospiti. Libemax Registro Visitatori si occuperà di mandare una mail a tutti gli invitati con il QR code per accedere (per visitatori già registrati) o il link per la preregistrazione.

Dal menù Integrazioni – integrazione calendario – attiva integrazione calendario. Dopodiché basterà aggiungere l’indirizzo calendar@libemax.com agli indirizzi mail dei tuoi ospiti. Libemax Registro Visitatori si occuperà di mandare una mail a tutti gli invitati con il QR code per accedere (per visitatori già registrati) o il link per la preregistrazione.

Sì, dal menù Integrazioni – Integrazione TEAMS attivare il flag e seguire le istruzioni.

Dal menù Integrazioni – Integrazione Eventboost attiva il flag Attiva Eventboost. Per tutte le altre informazioni consulta la nostra Guida all’uso.

Sì, è possibile integrare i due software. Segui la nostra guida all’uso per non perdere neanche un passaggio.

In Impostazioni – Impostazioni Generali si possono inserire i documenti generici per tutte le sedi di Privacy e Sicurezza.

Nella sezione documenti possono essere inseriti documenti aggiuntivi da abbinare poi alle varie sedi o tipologie di visitatore.

Vengono mostrati prioritariamente i documenti legati alla tipologia visitatore per sede visibili in Sedi – Tipologie visitatori – Modifica, in caso di assenza di questi vengono mostrati quelli a livello di Sedi visibili in Sedi – Modifica Sede, in caso di assenza vengono mostrati quelli generici visibili in Impostazioni – Impostazioni generali.

Per prima cosa verificare se la connessione su tablet sia corretta. Su tablet entrare in Impostazioni – connessioni libemax. Se è tutto corretto effettuare una sincronizzazione. Da Connessioni Libemax – Sincronizza. In caso il problema persista verificare a quale livello della gerarchia dei documenti si è inserito quello nuovo e che non vi sia nulla a livello superiore che ne impedisce la visualizzazione.

Se si è certi di aver flaggato l’opzione: Hai modificato il documento? Richiedi il consenso anche ai visitatori che hanno già accettato il precedente. Per prima cosa verificare se la connessione su tablet sia corretta. Su tablet entrare in Impostazioni – connessioni libemax. Se è tutto corretto effettuare una sincronizzazione. Da Connessioni Libemax – Sincronizza. In caso il problema persista verificare a quale livello della gerarchia dei documenti si è modificato quello nuovo e che non vi sia nulla a livello superiore che ne impedisce la visualizzazione.

Per prima cosa verificare se la connessione su tablet sia corretta. Su tablet entrare in Impostazioni – connessioni libemax. Se è tutto corretto effettuare una sincronizzazione. Da Connessioni Libemax – Sincronizza. In caso il problema persista verificare a quale livello della gerarchia dei documenti si è disattivato quello nuovo e che non vi sia nulla a livello superiore che ne impedisce la visualizzazione.

Sul registro visitatori vengono visualizzati come Privacy e Sicurezza i documenti inseriti in quei campi, se questi vengono inseriti tra i documenti aggiuntivi il software non li segnalerà in esportazione del PDF.

No, non abbiamo modelli prestabiliti poiché ogni azienda ha la propria policy.